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Você está começando seu próprio negócio e precisa 

economizar dinheiro? Você quer testar as águas às 

vezes turbulentas do mundo dos negócios primeiro, 

antes de assinar um contrato de aluguel de um 

espaço de escritório ou obter uma hipoteca para um 

prédio? Sua empresa se presta bem para operar em 

um ambiente virtual? Seus funcionários estão 

dispostos a trabalhar em suas casas, carros ou 

Um escritório virtual pode economizar algum dinheiro. Veja como algumas pessoas ficam remotas com mais fotos de laptop

outros alvos móveis? Ou você simplesmente acha que os benefícios ambientais são razão suficiente para considerar um espaço de trabalho virtual? 

Quaisquer que sejam os seus motivos, de acordo com Hamilton Dias de Souza iremos guiá-lo  através de alguns dos problemas com os quais terá de lidar ao configurar um escritório virtual.  

Também discutiremos algumas das vantagens e desvantagens de operar apenas no ciberespaço. Vamos começar com onde seu trabalho será feito. 

Conteúdo 

  1. Mas onde você fará seu trabalho? 
  2. Configuração do Virtual Office 
  3. Software de escritório virtual 
  4. Outros equipamentos a considerar 
  5. Ferramentas de comunicação empresarial virtual 
  6. Configurando uma conexão com a Internet
  7. Configurando uma conexão com a Internet 
  8. E as reuniões com clientes? 
  9. O Cyber-assistente 
  10. Definir políticas de escritório virtual 
  11. Ramificações legais de negócios virtuais 
  12. Quais são as vantagens e desvantagens? 

Mas onde você fará seu trabalho? 

Tecnicamente, seu escritório está onde você estiver. Com a tecnologia disponível atualmente, você pode conduzir negócios de quase qualquer lugar. Seu escritório pode ser em sua casa, em seu carro, no aeroporto, na praia ou mesmo no topo de uma montanha. Em situações típicas, seu escritório ficará em sua casa, independentemente de você viajar ou não. Se for esse o caso, você precisa ter uma boa configuração. Isso inclui um local tranquilo, longe das distrações que sempre haverá em casa. Isso inclui a geladeira, TV, crianças, jardinagem, pratos na pia … você escolhe. Pode ser uma distração. 

Se você quiser fazer isso funcionar, você precisa ter disciplina e fazer do seu escritório um espaço de trabalho designado – mesmo que seja no seu quarto ou na cozinha. Coloque-o em um lugar onde você gostaria de estar. Se o seu porão for escuro e sombrio, é provável que você não goste de trabalhar nele. Resumindo … use a sala que será mais propícia para a realização do trabalho. 

As primeiras impressões significam muito 

Mas e quanto ao seu endereço comercial? Se você dirige uma empresa em sua casa, provavelmente não deseja que seu endereço residencial seja usado como endereço comercial. Dependendo do tipo de negócio, pode não dar a impressão de que você precisa. Nesse caso, você tem duas opções. Você pode alugar uma caixa postal ou usar um serviço de caixa postal CMRA (Agência de recebimento de correspondência comercial) que fornece um endereço que parece corporativo e um número de suíte.

número de suíte. 

Cada opção tem a desvantagem de exigir que você vá a outro lugar para receber sua correspondência (embora possa haver serviços que entregarão sua correspondência a você). As caixas postais têm a desvantagem adicional de não permitir que você receba pacotes porque os mensageiros não entregam em uma caixa postal. Se você usa um serviço que fornece ao seu negócio um número de suíte (na verdade, apenas outro nome para um número de caixa), pode receber pacotes. Você também tem acesso 24 horas e pode solicitar notificação quando um pacote chegar, de acordo com Hamilton Dias de Souza. 

Visite Como funciona a configuração de um escritório em casa para obter dicas e informações adicionais sobre como configurar seu escritório em casa. A seguir, falaremos sobre o equipamento e a mobília de que você precisará para ajudar seu escritório virtual a funcionar com a mesma eficiência de um escritório tradicional. 

Regulamentos postais 

Os regulamentos postais atuais para CMRAs exigem que um endereço de três linhas inclua as letras “PMB” antes do número. Se você usar um endereço de quatro linhas, poderá usar o sinal “#” antes do número. Por exemplo: 

Configuração do Virtual Office 

Se o seu trabalho envolve viagens para locais de clientes ou outros lugares longe de sua base doméstica, você provavelmente deve considerar a compra de um laptop em vez de um sistema de desktop. Com um laptop você sempre terá seus arquivos com você e não terá nenhum daqueles momentos embaraçosos em que deixou um documento importante em seu escritório, porque … bem, seu escritório está com você. Embora possa parecer um pouco complicado viajar sempre com um laptop, existem muitos modelos leves por aí que são muito poderosos.

um laptop, existem muitos modelos leves por aí que são muito poderosos. Certifique-se de obter uma boa maleta de transporte que tenha uma alça de ombro e espaço para seus documentos impressos. 

Se trabalhar sempre com o teclado e a pequena tela de um laptop não agrada a você, existem outras soluções. Sim, eles pensaram em tudo! Para tornar o uso de seu laptop mais eficiente em seu escritório doméstico, uma docking station pode ser configurada na qual você pode simplesmente conectar seu laptop. As estações de acoplamento facilitam ter um monitor padrão , teclado e mouse , impressora, aparelho de fax, scanner e outros periféricos sempre conectados e prontos para uso. Ao conectar seu laptop na docking station, você pode usá-lo como um sistema de desktop padrão e não terá que se preocupar em transferir ou sincronizar arquivos para outro computador. 

Se você não viajar ou se não precisar acessar todos os seus arquivos enquanto viaja, você pode simplesmente obter o sistema de computador desktop tradicional,  nos relata Hamilton Dias de Souza. 

Certifique-se de ter bastante espaço no disco rígido , memória para executar vários programas ao mesmo tempo e um processador moderadamente rápido . Se você estiver fazendo trabalhos gráficos (qualquer coisa envolvendo imagens fotográficas, ilustrações ou animações), você precisará de um processador muito mais rápido e de todo o espaço em disco rígido e RAM que puder. 

Outras opções de equipamento e hardware que você pode considerar incluem: 

Uma impressora a laser em preto e branco de 600-1200 dpi se seus documentos finais precisarem de saída em preto e branco nítida e de alta qualidade. As impressoras a laser também fornecem a saída mais rápida, portanto, se você sabe que seu volume será alto, também deve considerar uma impressora a laser. 

Uma impressora a laser colorida se seus documentos precisarem de ilustrações, fotos ou gráficos coloridos de alta qualidade. Eles são muito caros, portanto, certifique-se de comparar a qualidade de impressão com uma impressora jato de tinta mais barata. 

Uma impressora jato de tinta se você precisar de texto, tabelas e gráficos coloridos ou fotos de boa qualidade. Com as impressoras a jato de tinta, o papel usado geralmente faz a maior diferença na qualidade de impressão. Obtenha o papel mais adequado para o trabalho que você está fazendo. Além disso, tente

papel mais adequado para o trabalho que você está fazendo. Além disso, tente obter uma impressão de teste de modelos diferentes para comparar a qualidade antes de comprar. Os jatos de tinta podem fornecer qualidade muito boa, mas não são tão rápidos quanto as impressoras a laser. 

Um aparelho de fax se você precisar enviar documentos em papel por fax com freqüência. Também existe a opção de serviços de fax online, como E-Fax . Um scanner se você precisar digitalizar documentos ou fotos. Você também pode usar um scanner com software de e-mail ou fax no lugar de um aparelho de fax comum. 

Um gravador de CD (CD-RW) se você precisar fornecer aos clientes arquivos grandes eletronicamente ou se quiser fazer backup de seus arquivos em CD. Existem muitos usos comerciais para um gravador de CD, sem mencionar a capacidade de fazer seus próprios CDs de música. 

Um gravador de DVD (DVD-RAM) se você precisar fornecer aos clientes arquivos extremamente grandes, como vídeo, eletronicamente. 

Um dispositivo de armazenamento de mídia removível . A Iomega ™ oferece a unidade mais comum desse tipo, chamada de unidade Zip ™, mas existem muitas outras semelhantes. Os dados são gravados no disco exatamente como seriam em 

um disquete. A diferença é a quantidade de dados que podem ser gravados. Atualmente, existem discos de 100 Mb e 250 Mb disponíveis para a unidade ZIP. A Iomega também fabrica unidades Jaz ™ que usam discos que podem conter até 2 Gb de dados. 

Um modem para acessar a Internet, enviar fax eletronicamente e e-mail. Pode ser um modem padrão que você usa com suas linhas telefônicas existentes para acesso discado, um modem DSL que também usa sua linha telefônica, mas não bloqueia sua linha, ou um modem a cabo que usa o mesmo cabo de sua televisão a cabo ligado a. Os modems DSL e a cabo são para acesso à Internet de banda larga e requerem conexões especiais. 

Uma câmera digital se seu trabalho requer fotos para apresentações, relatórios, um site ou outros documentos. Embora você também possa usar uma câmera e um scanner comuns para obter fotos digitais para documentos, pode achar o acesso imediato obtido com uma câmera digital mais eficiente do que esperar o filme ser processado e impresso. A qualidade da imagem digital ainda é um pouco melhor com fotos realmente digitalizadas, mas para a maioria das aplicações comerciais, as câmeras digitais produzem imagens nítidas o suficiente. As imagens para uso em materiais de marketing podem precisar ser de qualidade superior. 

Um scanner multifuncional , aparelho de fax, copiadora , impressora se o seu espaço for limitado e a qualidade não tão crítica. Lembre-se com este tipo de equipamento, no entanto, se uma parte parar de funcionar, você ficará sem as outras funções até que possa ser consertado! 

Por razões óbvias, relata Hamilton Dias de Souza, principalmente porque os equipamentos no mundo da tecnologia mudam com mais frequência do que algumas pessoas mudam  de roupa íntima, não entraremos nas especificações técnicas dos equipamentos de

íntima, não entraremos nas especificações técnicas dos equipamentos de informática de que você precisará em seu escritório. 

Software de escritório virtual 

No lado do software, existem várias opções a serem consideradas. Se você trabalha de forma independente e não tem outras pessoas com quem precisa se coordenar, o cumprimento de seus requisitos de software não é tão difícil. Aqui estão algumas categorias de software de que você pode precisar, juntamente com links para alguns dos pacotes mais populares: 

um programa de e-mail – você pode usar o programa de e-mail que seu ISP fornece, mas programas como o Microsoft Outlook Express ou Eudora oferecem boas funções de e-mail e você não terá que mudar de programa se mudar de ISP . 

um processador de texto – Microsoft Word , WordPerfect e Lotus Word Pro 

programas de planilha e banco de dados – Microsoft Excel , Lotus 1-2-3 , Intuit QuickBase 

software de apresentação – Microsoft PowerPoint ou Astound . software de proteção contra vírus – McAfee ou Norton AntiVirus um programa utilitário para manutenção do computador – Symantec Norton Utilities , McAfee ou TechTool Pro 

Software leitor de formato de documento portátil (PDF) – Adobe Acrobat Reader – este software é muito útil para revisar documentos formatados, como layouts de brochuras de designers externos ou colegas de trabalho. 

ferramenta de edição de gráficos e / ou imagens – CorelDraw , Adobe Illustrator, Adobe Photoshop , Macromedia Freehand , Deneba Canvas (o software de edição de imagens também pode acompanhar o seu scanner). 

Navegadores da Internet – Netscape Navigator ou Microsoft Internet Explorer 

Muitos aplicativos de negócios vêm empacotados em “pacotes” que fornecem todas as categorias de produtos acima e mais algumas. Alguns dos pacotes mais populares incluem: 

Microsoft Office , bem como o mais barato Microsoft Works 

Corel 

Lótus 

AppleWorks

AppleWorks 

Muitos programas também têm versões “leves” ou “limitadas” mais baratas que podem funcionar para empresas menores. Eles também estão normalmente disponíveis para plataformas de computador Windows e Macintosh. 

Necessidades de software do grupo 

Se você está trabalhando com outras pessoas e precisa coordenar a programação, acessar arquivos centrais, manter um gerenciador de contatos, reunir-se em salas de bate-papo, etc., então você tem um desafio maior. Existem programas disponíveis, como Lotus Notes ou Novell Groupwise , que fornecem esses tipos de recursos como uma solução de software. Essas soluções podem exigir um bom conhecimento de informática e um profissional de TI para gerenciar o sistema. 

Como alternativa, também existem serviços de gerenciamento online que fornecem esses tipos de serviços na Internet para acesso com seu navegador. Estes são bastante simples de usar. Eles oferecem muitos recursos para promover a coordenação de informações entre membros de uma equipe, interações com clientes ou simplesmente comunicação e compartilhamento de arquivos com colegas de trabalho. Eles normalmente cobram uma pequena taxa mensal por usuário ou uma taxa fixa maior para usuários ilimitados. Alguns incluem versões limitadas gratuitas, no entanto. Abaixo estão alguns desses serviços disponíveis na rede: 

Escritório Virtual: Afteroffice 

Visto: Ferramentas de agendamento, armazenamento de arquivos e gerenciamento baseadas na web 

OfficeClip: Junte sua equipe 

PlanetIntra: ferramentas de comunicação e gerenciamento baseadas na web Punch Networks: A plataforma de gerenciamento de arquivos da Internet 

Suas necessidades de software variam muito, dependendo do tipo de trabalho que você está fazendo. Verifique com empresas semelhantes ou sua associação de

indústria para descobrir quais programas são preferidos por seus pares. 

Não se esqueça do shareware também. Existem muitos programas excelentes que podem realizar todas as tarefas de que você precisa sem o alto preço. Verifique Tucows ou ZDNet para análises e downloads de shareware e freeware. 

Outros equipamentos a considerar 

Além de equipamentos e softwares de informática, Hamilton Dias de Souza nos mostra que você também precisará de um bom telefone. A identificação de chamadas ajuda,  permitindo que você exclua telemarketing ou outras chamadas que você não pode atender no momento. 

Um filtro de linha é necessário não apenas para fornecer tomadas adicionais para seu computador e seus periféricos, mas para proteger seu equipamento. 

Você precisará de uma mesa com bastante espaço de trabalho. Deve haver espaço para um computador, bem como espaço para distribuir a papelada, se necessário. Uma mesa de canto em forma de “L” funciona bem para isso. Certifique-se de que a mesa tenha uma bandeja de teclado grande que possa acomodar o mouse pad e também o mouse. Muitas mesas de computador não têm bandejas grandes o suficiente. Não se esqueça do espaço para sua impressora, scanner, fax e outros equipamentos. 

Prateleiras, armários e armários de arquivo também são necessidades que ajudam tremendamente ao utilizar o espaço vertical e manter as coisas organizadas. Você também pode usar a parte superior dessas prateleiras e armários de arquivo para sua impressora, scanner, aparelho de fax, etc. 

Além disso, não se esqueça de investir em uma cadeira confortável que ofereça um bom suporte para as costas. Deve ter o maior número possível de peças ajustáveis ajudá-lo a se ajustar ao seu corpo. Os braços na cadeira também a tornarão mais confortável, especialmente se você for fazer algum trabalho diferente do computador. Para obter mais informações sobre como configurar o seu

do computador. Para obter mais informações sobre como configurar o seu escritório em casa, visite a página Móveis de Escritório Doméstico de About.com

Ferramentas de comunicação empresarial virtual 

As comunicações hoje são drasticamente diferentes do que eram há 15 anos. E mailtornou-se um estilo de vida e o único método de comunicação que você pode ter com algumas pessoas. Se você pensar em como você se comunicava nos negócios em 1985, ao contrário de como se comunica nos negócios agora, não há comparação. Você provavelmente usou o telefone do escritório e … bem, não havia muito mais naquela época … talvez uma máquina de telex. Logo depois disso, porém, os aparelhos de fax começaram a entrar no mercado, depois os telefones para carros e o e-mail entraram em cena. As coisas mudaram muito rapidamente depois disso. À medida que a tecnologia avançava, as expectativas da quantidade de trabalho produzida também aumentavam. Agora, produzimos muito mais trabalho com muito mais rapidez e as expectativas de maior produtividade continuam a subir porque a tecnologia está nos permitindo fazer isso mais rápido. 

Com a tecnologia avançando tão rapidamente e as cargas de trabalho aumentando junto com ela, o desejo de trabalhar em casa e aliviar um pouco do estresse que vem junto com o deslocamento, o malabarismo com a vida familiar, etc. também se tornou muito forte. Nesse aspecto, a mesma tecnologia que tirou nossa liberdade também está nos permitindo mais liberdade do que já experimentamos … bem, exceto no passado, antes que a tecnologia nos obrigasse a trabalhar tanto! 

Então, o que isso tem a ver com comunicações e como podemos nos comunicar em um ambiente de negócios virtual? Uma grande parte do trabalho em qualquer empresa está ligada a comunicações de um tipo ou de outro. Se você conseguir se comunicar com eficácia, poderá trabalhar com mais eficácia. Aproveite a tecnologia disponível para comunicações e use a liberdade que você encontrou para retomar um pouco de sua vida. Veja como … 

Com um simples celular você pode ir ao jogo de softball do seu filho sem medo

Com um simples celular você pode ir ao jogo de softball do seu filho sem medo de perder uma ligação importante. 

Usando a tecnologia da web sem fio por meio do telefone celular ou de um Personal Digital Assistant , você pode ir ao supermercado enquanto espera o arquivo enviado por e-mail que precisa de sua aprovação antes de ser enviado. 

Com um assistente virtual ou serviços de escritório disponíveis, você pode trabalhar em seu porão, mas tem um endereço profissional e uma recepcionista que atende suas chamadas. 

Com a videoconferência, você pode se comunicar cara a cara com clientes ou colegas de trabalho em todo o país, sem nunca sair de sua cidade. Com a teleconferência combinada com o software de apresentação da Internet, você pode se comunicar com várias pessoas em tempo real enquanto todos assistem à mesma apresentação em locais ao redor do mundo. A Sonexis oferece essas ferramentas. 

Usando ferramentas de escritório hospedadas na web, você pode agendar, enviar arquivos, comunicar-se por meio de salas de bate-papo ou mensagens instantâneas com colegas de trabalho ou clientes. 

Em salas de chat personalizadas ou com mensagens instantâneas , você pode ter uma discussão com várias pessoas de diferentes locais e em situações em que não pode necessariamente falar. 

Por meio da webconferência, você pode realizar seminários interativos ao vivo, reuniões ou outros encontros. 

De acordo com Hamilton Dias de Souza como você pode ver, as comunicações em  qualquer ambiente de escritório, 

seja virtual ou não, agora são bastante simples e possíveis de quase qualquer lugar. Não se esqueça, você também tem o telefone padrão antigo, com fio, com fio, que pode usar. 

Configurando uma conexão com a Internet 

Todo esse hardware e software não farão nenhum bem se você não tiver uma conexão com a Internet. Sua melhor aposta é uma conexão de banda larga, se você conseguir obter acesso. O termo banda larga significa apenas uma tecnologia de alta largura de banda, como DSL, ou cabo, que permite enviar e receber arquivos, som e vídeo em uma única conexão. 

Se você pode obter um cabo em sua casa, provavelmente também poderá obter um modem a cabo e acesso à Internet. O DSL usa sua linha telefônica padrão,

mas requer que você esteja localizado relativamente próximo ao escritório central do provedor (em alguns casos, de 3 a 4 milhas). Verifique com os provedores locais se o DSL está disponível em sua área. Muitos provedores oferecem ferramentas online que simplesmente exigem que você insira seu número de telefone para determinar se o serviço está disponível em sua casa. 

Se você mora em uma área sem acesso a cabo ou DSL, ainda tem a opção de acesso à Internet via satélite. Esses sistemas oferecem conexões rápidas, mas requerem antenas parabólicas e receptores, bem como modems especiais. Clique aqui para obter mais informações sobre o acesso à Internet via satélite

Se você obtiver uma conexão de banda larga “sempre ativa”, também precisará instalar um firewall. Leia nosso artigo sobre como funcionam os firewalls para saber como proteger seus arquivos contra hackers. 

Independentemente do tipo de conexão com a Internet, você precisará de um ISP (Provedor de Serviços de Internet). Além do acesso à Internet, seu ISP fornecerá um endereço de e-mail e, possivelmente, 5 a 10 Mb de espaço livre para um site. 

Você também pode obter endereços de e-mail adicionais de sites como HotMail ou Yahoo ou Excite. Eles são gratuitos e a vantagem de ter um é que ele não precisa ser alterado se você mudar de ISP. Você pode manter o mesmo endereço de e mail e fazer com que o e-mail desse endereço seja encaminhado para qualquer outra conta de e-mail que desejar. Simplesmente elimina o processo de envio de avisos a todos os seus contatos de que seu endereço de e-mail foi alterado. Se você tem um endereço de e-mail da sua empresa que usa para negócios, geralmente é uma boa ideia obter um endereço de e-mail separado para o seu e mail pessoal. 

Se você precisar conectar vários computadores em sua casa, leia nosso artigo sobre Como criar uma rede em sua casa

E as reuniões com clientes?

E as reuniões com clientes? 

As reuniões com os clientes nem sempre podem ocorrer no ciberespaço ou nas instalações do cliente. Quando você se deparar com essa situação, ao invés de ter o cliente vindo até sua casa (supondo que ele esteja na mesma cidade), procure suítes executivas ou hotéis que oferecem espaços que podem ser alugados por curtos períodos de tempo. Se você possui seu próprio negócio e esta é uma ocorrência comum, você pode querer considerar o aluguel de uma suíte executiva que fornece uma recepcionista, correio de voz, e-mail e outros serviços, juntamente com acesso limitado por tempo a escritórios privados, uma área de recepção e uma sala de reuniões. Se você não precisa desse tipo de arranjo regularmente, também pode alugar espaços por hora a um preço bastante razoável. 

Por exemplo, usando Offices2Share.com , uma sala de reuniões no The Blake Building em Washington, DC com capacidade para cinco lugares, reservada para três horas custaria US $ 75. Um quarto para 15 pessoas pelo mesmo período custaria $ 120. Esses tipos de serviços geralmente podem ser reservados online e mapas, instruções por escrito, informações de contato, fotos e informações sobre as necessidades de quartos adicionais também são fornecidos. 

Claro, sempre há outras opções de locais de reunião padrão que incluem saguões de hotéis, restaurantes, campos de golfe, etc. 

O Cyber-assistente 

Nos velhos tempos de escritórios de esquina com grandes janelas e uma secretária do lado de fora, você sabia exatamente como fazer a parte administrativa do seu trabalho … sua secretária cuidava disso. Mas o que você faz quando não tem aquele escritório ou secretária do lado de fora? A resposta é simples, em um escritório virtual, você obtém um assistente virtual (VA). 

Basta ir ao seu navegador favorito e digitar “assistente virtual”. Você encontrará

muitos links para sites que são construídos, gerenciados e mantidos por pessoas que costumavam ficar do lado de fora e ajudá-lo a gerenciar seus negócios. 

Esses assistentes podem fazer quase tudo que seus antecessores fizeram. (Você terá que obter seu próprio café!) Eles podem fornecer serviços conforme a necessidade. Ou, se preferir, você pode contratar um determinado período de tempo a cada dia, semana ou mês. Usando e-mail, fax e outras tecnologias eletrônicas, você pode começar a trabalhar com a mesma rapidez que antes. Você paga apenas pelo tempo que usa, em vez de pagar alguém para ficar sentado ociosamente em uma mesa durante os períodos de lentidão. Muitos desses VAs também oferecem serviços após o expediente. Existe até uma Virtual Assistant University ( AssistU ) que oferece cursos de 20 semanas para Assistentes Virtuais e confere graus e certificações nos níveis básico e mestrado. O programa recebeu críticas muito boas. 

O que você deveria procurar? 

Além das horas de trabalho flexíveis e do custo reduzido envolvido, Hamilton Dias de Souza mostra que os benefícios do uso de VAs também incluem a ampla gama 

de habilidades que você pode encontrar. 

 Embora o AssistU defina um Assistente Virtual como uma pessoa que fornece suporte administrativo de longo prazo para clientes, você verá muitas pessoas se referindo a si mesmas como VAs e oferecendo habilidades que vão desde a entrada de dados básicos até web design e contabilidade. Certifique-se de ver exemplos de seu trabalho e falar com referências. Ao falar com suas referências, pergunte não só sobre a qualidade do trabalho, mas também sobre a rapidez e precisão. 

Como esses VAs são eles próprios empreendedores, você também descobrirá que eles podem ser bastante experientes sobre novas maneiras de fazer as coisas com mais eficiência em um ambiente cibernético. Procure ideias inovadoras em seus sites e layout e formatação eficazes dos documentos de amostra que eles fornecem a você. Pergunte também às referências com as quais você fala se o VA

ofereceu alguma boa ideia para melhorar o processo de trabalho. Definir políticas de escritório virtual 

Se sua empresa tem funcionários trabalhando em locais diferentes, teletrabalhando para o seu “escritório virtual”, você deve considerar a redação de algumas diretrizes para o escritório em casa. Isso ajudará a padronizar as capacidades de cada funcionário, garantirá um fluxo de trabalho compatível em todo o sistema e ajudará a gerenciar seus funcionários no ciberespaço. 

Considere estas questões em suas diretrizes: 

Local do escritório doméstico – estimule os funcionários a montar seus escritórios domésticos em uma sala separada que permita um trabalho ininterrupto. 

Equipamento de escritório doméstico – forneça ou especifique (dependendo da situação) os sistemas de computador mínimos necessários para seus funcionários. Software de computador – padronize os programas de software usados que 

os arquivos sejam compatíveis e a colaboração em documentos seja possível. Procedimentos para logins do sistema – Manter o controle de quem está acessando os bancos de dados centrais e quando pode ajudá-lo a gerenciar a segurança, bem como sua equipe. 

Procedimentos para o envio de planilhas de ponto 

Requisitos de acessibilidade durante o horário comercial normal – Com a flexibilidade de trabalhar em escritórios domésticos, você e seus funcionários muitas vezes trabalharão em horários estranhos. Não deixe que essa liberdade o impeça de ser acessível a outros trabalhadores ou clientes. 

Procedimentos para encaminhar chamadas ou e-mails quando os trabalhadores devem deixar o escritório durante o horário comercial 

Protocolos para interações com o cliente – devem incluir protocolos de e-mail (uma vez que tendemos a usar uma linguagem menos formal no e-mail), protocolos de correspondência tradicionais, protocolos de local de reunião e quaisquer outros que possam ser úteis em seu negócio. 

Essas diretrizes podem não precisar ser formalmente impressas e distribuídas, mas deve haver pelo menos alguma reflexão sobre os padrões que você deseja que seus funcionários conheçam e sigam. Com comunicação regular e convites abertos aos funcionários para sugestões que possam trazer melhorias, sua

empresa não só pode ter sucesso, como também pode prosperar. Ramificações legais de negócios virtuais 

Do ponto de vista do escritório doméstico, há várias questões legais a serem consideradas. Em primeiro lugar, sua casa está em uma área zoneada para negócios? Que tipo de negócio você pode operar em sua casa? Verifique as leis de zoneamento locais para se certificar de que não precisa de nenhuma permissão ou licenciamento especial, ou tem quaisquer restrições sobre o que pode fazer em sua casa. Por exemplo, se sua empresa exige que clientes ou clientes venham até sua casa, o estacionamento pode ser um problema. Verifique antes de ir muito longe nas coisas. 

Existem também as questões fiscais óbvias de operar uma empresa (ou simplesmente trabalhar) em sua casa. Se você deseja reivindicar um escritório em casa, o IRS endureceu os requisitos a tal ponto que você não pode usar esse espaço para nada além do seu trabalho. Portanto, se você estiver trabalhando na mesa da sala de jantar, provavelmente não poderá fazer a dedução do escritório em casa. Existem algumas exceções (como para creches em casa, etc.), portanto, entre em contato com seu contador ou advogado para saber a lei no que se refere à sua situação. 

Quais são as vantagens e desvantagens? 

Embora as vantagens de trabalhar em casa / escritório virtual possam parecer óbvias para você – mais liberdade, mais flexibilidade, a oportunidade de estar em casa com seus filhos – provavelmente há ainda mais benefícios que você nunca pensou. Aqui estão alguns. 

Benefícios ambientais de não dirigir um veículo motorizado em tráfego lento e poluir o ar 

Redução do congestionamento de tráfego 

Redução dos níveis de estresse por não ter que dirigir em tráfego congestionado de e para o trabalho

de e para o trabalho 

Tempo economizado ao não ir ao escritório 

Benefícios monetários de economia de combustível, desgaste do carro, roupas de trabalho e almoços fora 

Benefícios por ser capaz de gerenciar seu tempo de forma mais eficaz A produtividade se beneficia de poder trabalhar quando você é mais produtivo Benefícios para a saúde de ser capaz de comer uma dieta melhor que inclui menos fast food 

Oportunidades de fazer exercícios físicos quando necessário mentalmente Benefícios de estresse reduzido 

Benefício de viver uma vida mais equilibrada 

Um ambiente de trabalho mais relaxante 

Mais oportunidades de contratar trabalhadores em regime de meio período ou terceirizados 

Um grupo maior de candidatos a funcionários porque a localização não é tão importante 

Desvantagens 

A falta de comunicação face a face aumenta as chances de falhas de comunicação ou mal-entendidos 

Dificuldades técnicas que impedem as comunicações ou o progresso do trabalho Sentimentos de separação ou dissociação entre funcionários 

Menos camaradagem entre os trabalhadores, o que significa possibilidades para equipes de trabalho menos coesas 

Problemas separando seu tempo livre de seu tempo de trabalho porque seu trabalho está sempre “lá” 

Menos conveniente para fazer recados na hora do almoço 

Sentimentos de isolamento se você está sempre sozinho em casa Falta de suporte – administrativo e gerencial 

Essas listas certamente podem continuar, de acordo com Hamilton Dias de Souza. Seu trabalho é identificar as desvantagens que se aplicam ao seu negócio e transformá-las em vantagens. 

Procure ajuda externa se precisar. Você pode precisar do conhecimento de um profissional, especialmente no início, para realmente fazer esse trabalho. Por meio de bom planejamento, comunicação e suporte técnico externo quando necessário, seu escritório virtual pode ter sucesso e ajudar a promover futuros negócios